Metoden går slet og ret ud på, at du skal tage stilling til dine mails, papirer og andre beskeder, med det samme. Oversat til dansk betyder det ”håndtér kun én gang”. Med det samme du åbner beskeden, skal du altså tage stilling til, om beskeden skal svares på, slettes/smides ud eller gives videre til den rette person.
Her har du nogle forslag til, hvordan OHIO kan fungere:
Når du åbner breve, sørg da for at betale evt. girokort med det samme – hvis der ikke er penge på kontoen, så skriv ind i din kalender, hvornår den så skal/kan betales
Når du får en sms kan du ofte se et kort udsnit af beskeden på din telefon, åbn ikke hele beskeden, før du er klar til at reagere på den
Ved e-mails gælder samme princip som med sms’er, kig på mailens emne – er du klar til at svare på den med det samme?
Har du tendens til at lade beskeder, mails og breve stå uåbnet for længe, så hav en ugentlig ”kontor-time” hvor du får taget stilling til de uåbnede beskeder.
Undtagelser til OHIO
I nogle tilfælde kan det ikke lade sig gøre kun at håndtere den pågældende besked én gang, da du måske venter på svar fra en tredjepart eller lignende. Sørg da for at skrive ind i din kalender, så du ved hvornår, du kan udføre den nødvendige handling for at blive færdig.
Derudover skal du tage højde for om der f.eks. er flere mails med det samme emne. Er der flere informationer at samle ind, skal du selvfølgelig gøre det, inden du tager stilling.
Hvis du ikke ved, hvordan du skal reagere på dine breve, kan det være at du har brug for hjælp fra en ven.