Når du modtager en sms, en mail, et brev eller en anden besked, så har du tre muligheder. Du kan svare med det samme, du kan vente til senere, eller du kan helt lade være med at svare. Hvis du ofte udsætter til senere og oplever, at vigtige papirer og e-mails kan blive væk (glemt), inden du får reageret på dem, så har du måske brug for OHIO metoden.
OHIO står for ”Only Handle It Once, og det går slet og ret ud på, at man skal tage stilling til sine mails, papirer og andre beskeder med det samme. Oversat til dansk betyder det ”håndtér kun én gang”. Med det samme du åbner beskeden, skal du altså tage stilling til om beskeden skal svares på, slettes/smides ud eller gives videre til den rette person.
Her har du nogle forslag til, hvordan OHIO kan fungere:
- Når du åbner breve, så sørg for at betale evt. girokort med det samme. Hvis der ikke er penge på kontoen, så skriv ind i din kalender eller ugeplan, hvornår regningen så skal betales
- Når du får en sms, kan du ofte se et kort udsnit af beskeden på din telefon. Lad være med at åbne beskeden før du er klar til at reagere på den.
- Ved e-mail gælder samme princip som med sms’er. Kig på mailens emne, men lad den stå markeret som ulæst indtil du klar til at svare på den.
- Har du tendens til at lade beskeder, mails og breve stå uåbnet for længe, så hav en ugentlig ”kontor-time” hvor du får taget stilling til de uåbnede beskeder.
Undtagelser til OHIO
I nogle tilfælde kan det ikke lade sig gøre kun at håndtere den pågældende besked én gang. Måske venter du på svar fra en tredjepart, eller der er andet, som skal afklares først. Sørg da for at skrive en påmindelse ind i din kalender, så du vil blive husket på at afslutte opgaven – eller rykke tredjeparten for et svar.